Gambar Jurnal Umum: Format, Kolom, dan Contoh Isinya

TL;DR

Jurnal umum adalah catatan akuntansi pertama yang mencatat semua transaksi keuangan secara kronologis. Formatnya berupa tabel dua kolom dengan lima bagian utama: tanggal, keterangan akun, nomor referensi, debit, dan kredit. Setiap transaksi harus menghasilkan jumlah debit dan kredit yang seimbang, sesuai prinsip double-entry bookkeeping. Jurnal umum paling sering dipakai di perusahaan jasa; perusahaan dagang umumnya menggunakan jurnal khusus.

Jurnal umum adalah titik awal dari hampir semua proses akuntansi. Sebelum laporan laba rugi bisa disusun, sebelum neraca bisa dibaca, semua transaksi harus lewat sini terlebih dahulu. Tapi bagi banyak orang yang baru belajar, yang paling membingungkan bukan teorinya, melainkan bentuk fisiknya. Seperti apa gambar jurnal umum itu sebenarnya, dan bagaimana cara mengisinya dengan benar?

Artikel ini membahas format jurnal umum akuntansi secara visual, lengkap dengan penjelasan tiap kolomnya dan contoh pengisian nyata. Simak penjelasannya berikut ini.

Format Tabel Jurnal Umum Akuntansi

Jurnal umum atau general journal berbentuk tabel sederhana yang terdiri dari dua kolom utama (debit dan kredit) ditambah tiga kolom informasi pendukung. Menurut Modul Teknisi Akuntansi Kemendikbudristek, bentuk standarnya disebut jurnal dua kolom atau two-column general journal.

Berikut format dasar gambar jurnal umum yang berlaku umum:

Kolom akun yang dikreditkan ditulis sedikit menjorok ke dalam, persis seperti terlihat di tabel di atas. Ini konvensi akuntansi yang sudah berlaku lama agar debit dan kredit mudah dibedakan secara visual tanpa harus melihat angkanya.

Penjelasan Setiap Kolom

Kolom Tanggal

Tahun ditulis satu kali di baris paling atas halaman. Bulan ditulis di baris berikutnya dan hanya diulang kalau bulannya berganti. Tanggal spesifik ditulis setiap ada transaksi. Sistem ini menjaga halaman tetap rapi tanpa pengulangan informasi yang tidak perlu.

Kolom Keterangan / Nama Akun

Ini kolom paling penting. Nama akun yang didebit ditulis rata kiri, langsung di bawah tanggal. Nama akun yang dikreditkan ditulis menjorok ke kanan. Di baris terakhir setiap entri, ditambahkan keterangan singkat yang menjelaskan transaksi apa yang terjadi, misalnya “Setoran modal awal tunai” atau “Pembayaran sewa bulan Januari”.

Kolom Ref (Referensi)

Kolom ini diisi nomor akun dari chart of accounts atau buku besar. Tujuannya untuk mempermudah penelusuran: kalau ada pertanyaan soal suatu entri, nomor referensi langsung mengarahkan ke akun yang dimaksud. Kolom ini dibiarkan kosong saat pertama kali mencatat; baru diisi setelah transaksi dipindahkan ke buku besar.

Kolom Debit dan Kredit

Dua kolom ini adalah inti dari sistem pencatatan ganda (double-entry bookkeeping). Menurut Accurate, setiap transaksi selalu menghasilkan dua pencatatan yang jumlahnya harus sama persis: satu di sisi debit, satu di sisi kredit. Jika total debit dan kredit tidak seimbang, ada kesalahan pencatatan yang perlu ditelusuri.

Contoh Pengisian Jurnal Umum Perusahaan Jasa

Berikut contoh jurnal umum akuntansi dari usaha jasa desain grafis selama beberapa hari pertama operasi:

Perhatikan bahwa setiap transaksi selalu menghasilkan satu baris debit dan satu baris kredit dengan nilai yang sama. Tidak ada transaksi yang hanya menyentuh satu kolom.

Fungsi Jurnal Umum dalam Siklus Akuntansi

Jurnal umum memiliki tiga fungsi utama yang saling berkaitan, sebagaimana dijelaskan dalam panduan akuntansi Mekari Jurnal:

• Fungsi historis: mencatat semua transaksi secara kronologis sehingga ada rekam jejak lengkap dari setiap aktivitas keuangan perusahaan.
• Fungsi analisa: setiap pencatatan merupakan hasil dari analisis transaksi, termasuk penentuan akun mana yang terpengaruh, berapa besar perubahannya, dan di sisi mana (debit atau kredit) perubahan itu harus dicatat.
• Fungsi pencatat: jurnal umum menjadi dasar untuk posting ke buku besar. Tanpa penjurnalan yang benar, buku besar tidak bisa disusun dengan akurat.

Dalam siklus akuntansi, jurnal umum berada di posisi paling awal: setelah bukti transaksi terkumpul (faktur, nota, kuitansi), langsung dicatat ke jurnal, baru kemudian dipindahkan ke buku besar untuk penyusunan laporan keuangan.

Kesalahan Umum yang Sering Terjadi Saat Mengisi Jurnal

Salah satu titik bingung yang paling sering dialami pemula adalah menentukan sisi debit atau kredit. Prinsipnya mengikuti saldo normal masing-masing akun: aset dan beban bertambah di sisi debit, sementara utang, modal, dan pendapatan bertambah di sisi kredit. Kalau saldo normal suatu akun ada di debit, maka penambahan dicatat di debit dan pengurangan di kredit, bukan sebaliknya.

Contoh konkretnya: ketika perusahaan membeli peralatan tunai, kas berkurang (dicatat di kredit karena saldo normal kas ada di debit) dan peralatan bertambah (dicatat di debit). Menukar dua sisi ini adalah kesalahan paling umum yang menyebabkan laporan keuangan tidak seimbang.

Kesalahan lain yang juga sering terjadi adalah lupa menambahkan keterangan singkat di baris bawah setiap entri. Keterangan ini sepele kelihatannya, tapi sangat membantu saat proses audit atau ketika perlu menelusuri transaksi spesifik berbulan-bulan kemudian.

Jurnal Umum vs Jurnal Khusus: Mana yang Dipakai?

Jurnal umum mencatat semua jenis transaksi tanpa pengecualian. Ini menjadikannya pilihan utama untuk perusahaan jasa yang volume transaksinya tidak terlalu kompleks dan variasinya tidak terlalu banyak.

Perusahaan dagang yang transaksinya berulang dalam volume besar, seperti pembelian barang dagangan setiap hari dan penjualan tunai berulang, umumnya beralih ke jurnal khusus. Jurnal khusus membagi catatan menjadi beberapa buku terpisah: jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas. Hasilnya, pencatatan lebih cepat dan risiko penumpukan di satu jurnal bisa dihindari.

Meski begitu, jurnal umum tetap dipakai bahkan di perusahaan dagang, untuk mencatat transaksi yang tidak masuk ke salah satu jurnal khusus, seperti jurnal penyesuaian atau koreksi akun tertentu.

Dari Jurnal ke Laporan Keuangan

Setelah semua transaksi tercatat di jurnal umum, langkah selanjutnya adalah memindahkan (mem-posting) setiap entri ke buku besar sesuai akun masing-masing. Dari buku besar itulah neraca saldo disusun, lalu berlanjut ke laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.

Proses ini terlihat panjang, tapi sebenarnya cukup mekanis kalau sudah paham polanya. Yang paling menentukan kualitas laporan keuangan akhir adalah keakuratan di tahap pertama ini: penjurnalan yang salah akan menyebabkan kesalahan yang menjalar ke seluruh laporan.

Untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi, banyak pelaku usaha mulai beralih ke software akuntansi berbasis cloud yang bisa mencatat jurnal umum secara otomatis. Opsi ini mengurangi risiko kesalahan manusia (human error) sekaligus mempercepat proses penyusunan laporan keuangan secara keseluruhan.